改善資訊系統以提升居家長照機構服務申報之時效性

摘要

居家長照機構的收入主要來源是政府支付補助金，然而機構現行申報作業流程繁瑣耗時，若無法及時申報，可能會使機構面臨現金流不足的風險，同時申報行政作業也占用會機構寶貴的人力資源，降低工作滿意度。分析服務申報流程發現，排班系統與紙本服務紀錄並存使用衍伸的問題、服務申報作業反覆修改等，影響機構服務申報天數需4.83天、申報滿意度只有5.80分。本專案小組之解決辦法包括7項: (1)全面採用手機系統紀錄服務，取代紙本服務紀錄；(2)每週分次上傳服務紀錄，減少月底上傳量；(3)訓練居服員服務完應主動回報變更項目；(4)居服員之教育訓練；(5)督導每週檢查並修正服務紀錄；(6)每月15日、25日檢查排班是否超出計畫額度，若超出額度主動說明原因；(7)每月第三個工作日打電話通知尚未開額度的個管師。專案實施後，申報送件平均工作天數從4.83天降低為3.67天，督導及行政人員對於申報作業整體的滿意度為從5.80分提升為11.17分，達到專案目的。本專案改善排班系統並提出具體措施，持續改善作業流程，有效管理現金流並提升滿意度，有助於營造好的工作環境。

關鍵詞：申報/核銷流程、資訊系統、長期照顧、居家機構